Rejestracja do VAT – kiedy i jak?

Zanim zacznę wyjaśniać kim jest podatnik VAT czynny i zwolniony, kilka słów o tym, czym jest podatek od towarów i usług.

Jest to podatek, który zauważysz kupując towar czy usługę. Zwróć uwagę na otrzymywane faktury lub paragony. Masz na nich wskazany podatek VAT. Czyli kupując papier do drukarki za 24,60 zł, jego cena wynosi 20 zł netto, a 4,60 zł stanowi podatek VAT.

Jeżeli kupujesz towary lub usługi, które wykorzystujesz w swojej działalność, możesz odliczyć podatek z faktury kosztowej. Jest to tzw. podatek naliczony.  Odliczenia tego dokonujesz w deklaracji podatkowej, a fakturę wykazujesz w pliku JPK-VAT, który co miesiąc składasz (wysyłasz w formie elektronicznej) do urzędu skarbowego. Jeżeli więcej kupisz niż sprzedasz, urząd skarbowy zwróci Ci nadwyżkę podatku naliczonego. Brzmi interesująco? Niestety jest pewien „haczyk”.

Nie każdy przedsiębiorca może odliczyć podatek naliczony. Prawo to przysługuje tym, którzy zarejestrowali się jako podatnicy VAT czynni, czyli tacy, którzy do swoich usług czy sprzedawanych towarów, muszą doliczać ten podatek. Jest to tzw. podatek należny, czyli ten sam podatek VAT, ale wykazywany przez Ciebie.

Jeżeli w danym roku nie osiągniesz obrotu (w uproszczeniu przychodu) przekraczającego 200 000 zł, to nie musisz się rejestrować jako czynny podatnik VAT. Jeżeli jednak rozpocząłeś działalność w trakcie roku, to do wykorzystania masz pomniejszony limit, ustalony w proporcji czasu prowadzenia działalności i ilości dni w danym roku.

Będąc podatnikiem VAT zwolnionym nie wykazujesz na swoich fakturach podatku należnego. Ale również nie masz prawa do odliczenia podatku naliczonego.  Musisz jednak stosować niektóre przepisy ustawy – np. posiadać kasę rejestrującą, prowadzić ewidencję sprzedaży, czy wydawać faktury. Czasami nawet będziesz musiał złożyć deklarację – np. w przypadku zakupu usług marketingowych od zagranicznych podmiotów (reklama na mediach społecznościowych).

Podatnik VAT czynny to przedsiębiorca, który zarejestrował się do VAT i rozlicza ten podatek. Musi on prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów, oraz przesyłać pliki JPK wraz z deklaracją. Obejmują go wszystkie regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług. W początkowym etapie sprowadza się to do prawidłowego wystawiania faktur i prowadzenia ewidencji.

Wiemy już w jakich przypadkach musisz się zarejestrować do podatku VAT. Pamiętaj jednak, że nie tylko w tych przypadkach możesz zarejestrować się jako podatnik VAT czynny. Możesz podjąć decyzję, że chcesz dobrowolnie rozliczać podatek VAT, i tym samym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego.

W tym celu, ale również w przypadkach, gdy obowiązkowo jesteś podatnikiem VAT czynnym, musisz złożyć druk VAT-R.

Na pierwszej stronie podajesz swoje dane oraz dane urzędu skarbowego, właściwego ze względu na siedzibę prowadzonej działalności gospodarczej. Problem może się pojawić na drugiej stronie. Tam podajesz powód, dla którego składasz zgłoszenie:

Pozostałe pozycje dotyczą niektórych wyjątków albo możliwości ponownego wyboru zwolnienia podmiotowego.

W kolejnych pozycjach wybierasz częstotliwość składania deklaracji (miesięcznie lub kwartalnie, przy czym rozpoczynając działalność nie możesz wybrać kwartalnego rozliczenia) oraz wskazujesz czy chcesz stosować metodę kasową.

Metoda kasowa powoduje, że podatek VAT należny zapłacisz do urzędu za miesiąc, w którym pieniądze za fakturę wpłynęły na Twoje konto. Jednocześnie wybierając tę metodę musisz pamiętać, że odliczanie podatku naliczonego również następuje za miesiąc, w którym zapłaciłeś za otrzymaną fakturę.

Na ostatniej stronie druku masz możliwość zarejestrowania się jako podatnik VAT-UE. Jest to osobna rejestracja od rejestracji jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Zarówno podatnik VAT zwolniony jak i czynny może być zarejestrowany do VIES, czyli być widoczny w rejestrze podatników na terenie Unii Europejskiej. Rejestracja do VAT-UE ma swoje zalety i może być konieczna, jeżeli będziesz reklamował swoje usługi w mediach społecznościowych lub kupował albo sprzedawał swoje Towary do kontrahentów z UE.

Zasadniczo, jeżeli zarejestrowałeś się jako podatnik VAT czynny możesz również zarejestrować się do VIES (czyli jako podatnik VAT-UE). Jeżeli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego, raczej się tam nie rejestruj.