Obowiązek podatkowy w VAT – czyli moment (generalnie miesiąc) w którym musisz rozliczyć ten podatek – powstaje, co do zasady, z chwilą wykonania usługi. Niestety nadal jeszcze pokutuje przekonanie, że obowiązek ten związany z jest z wystawieniem faktury, co jest nieprawdą. Jeżeli świadczenie, które miałeś spełnić, wykonałeś w danym dniu, to wówczas powstaje również obowiązek podatkowy w VAT.
Przykład
Pani Anna prowadzi kancelarię podatkową. W dniu 5 sierpnia miała spotkanie z klientem – udzielała konsultacji prawnej w sprawie zmian w zakresie spółki z o.o. klienta. Była to jednorazowa porada i po jej zakończeniu klient zapłacił za usługę, a Pani Anna wystawiła fakturę.
W przypadku opisanym powyżej faktycznie obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wykonania usługi, czyli po zakończeniu spotkania. Nie zawiązano stałej współpracy, a konsultacja nie objęła dodatkowych innych zagadnień, które przeanalizowane zostaną w późniejszym czasie.
Warto jednak abyś wiedział, że nie masz obowiązku od razu wystawić faktury -chociaż w tym przypadku jest to jak najbardziej zasadne. Ostateczny termin wystawienia faktury przypada na 15 dzień następnego miesiąca, co w tym przykładzie oznacza 15 września.
W przypadku gdy klientem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub której sprawa nie jest związana z prowadzaną rzez niego działalności gospodarczą (np. sprawa rozwodowa), wówczas usługę powinieneś udokumentować paragonem fiskalnym. Pamiętaj, że świadcząc usługi prawne masz obowiązek ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na kasie rejestrującej (czyli kasie fiskalnej) już od pierwszej takiej sprzedaży.
Od tej zasady są dwa wyjątki.
Pierwszy dotyczy usług notarialnych – notariusze nie ma obowiązku ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej.
Drugi wyjątek dotyczy przypadku, gdy świadczysz usługi online (np. konsultacja zdalna) lub gdy efekt Twojej pracy zostaje przekazany w formie elektronicznej – np. opinia prawna przesłana mailem – a płatność za usługę następuje za pośrednictwem rachunku bankowego. Przy czym z przelewu musi wynikać jakiej dokładnie czynności to dotyczy.
Przykład
Pani Anna umówiła się na konsultację, tym razem w sprawie spadku, z osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej. Konsultacja została opłacona z góry poprzez jej stronę internetową, a formularz wygenerował kod płatności identyfikujący nabywcę i usługę. Po jej zakończeniu Pani Anna nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT.
Inaczej wygląda sposób rozliczenie w przypadku VAT, gdy masz podpisaną umowę współpracy na stałą obsługę prawną. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje nie z chwilą wykonania usługi czy zakończenia okresu rozliczeniowego (np. zakończenia miesiąca) – lecz z chwilą, gdy wystawisz fakturę. Warto podkreślić, że ustawa wskazuje, że najpóźniejszym dniem stawienia faktury jest termin płatności, określony w umowie.
Przykład
Pani Anna ma podpisaną umowę współpracy z ABC spółka z o.o. Zgodnie z umową termin płatności za usługi z danego miesiąca przypada na 10 dzień następnego miesiąca, czyli za usługi za lipiec płatność ma nastąpić do 10 sierpnia. W związku powyższym pani Anna może wystawić fakturę zarówno 31 lipca – wówczas rozliczy ją w deklaracji za lipiec, ale może ja wystawić 10 sierpnia – wówczas rozliczy ja w deklaracji za sierpień. Jeżeli Pani Anna nie wystawi faktury do końca sierpnia, to i tak usługi za lipiec ma obowiązek rozliczyć w sierpniu – z chwilą upływu terminu płatności określonego w umowie.
Zwróć uwagę, że często umowy z klientami zawierają zapis, że płatność nastąpi w terminie np. 5 dni od doręczenia faktury VAT. Taki zapis może doprowadzić do sytuacji, że jeżeli zapomniano wystawić faktury, to obowiązek podatkowy nie powstanie. Jest to raczej sytuacja hipotetyczna, gdyż każdy będzie dążył do jak najszybszego wystawienia tej faktury.
Inny sposób rozliczenie podatku VAT dotyczy tzw. „urzędówek” czyli wynagrodzenia wypłacanego przez sądy za prowadzenie spraw przyznanych z urzędu. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje nie z chwilą wystawienia faktury czy z chwilą wykonania usługi – lecz z chwilą, gdy otrzymasz płatność z sądu. Jak zatem należy to rozliczyć?
Przykład
Pani Annan zakończyła sprawę z „urzędówki”. W związku przyznanym wynagrodzeniem wystawiła w dniu 31 lipca fakturę VAT i rozliczyła tę fakturę w deklaracji za lipiec. W dniu 12 listopada otrzymała wynagrodzenie z sądu. Czy postąpiła prawidłowo?
Pani Anna postąpiła błędnie. W prawdzie powinna wystawić fakturę VAT z chwilą przyznana wynagrodzenia, lecz nie powinna jej ujmować w rozliczeniu podatku VAT za lipiec. Obowiązek podatkowy powstał dopiero w listopadzie i wówczas faktura ta powinna być rozliczona. Dodatkowo faktura taka musi zawierać specjalne oznaczenie – „metoda kasowa”.
Jak zatem widzisz w przypadku usług prawnych obowiązek podatkowy w VAT może powstać różnie, w zależności od tego na czyją rzecz świadczysz usługę i jaką umowę masz zawartą. Szczególną uwagę zwróć na rozliczenie „urzędówek” gdyż z praktyki wiem że często są popełniane błędy w tym zakresie.
