O KSeF pisałem już kilkukrotnie. Przypomnę w kilku słowach główne założenia tego systemu. Polscy przedsiębiorcy będą zobowiązani przesyłać i odbierać faktury poprzez ten system. Zasadniczo obrót fakturami wystawianymi w innej formie będzie niedopuszczalny.
Zgodnie z informacjami Ministerstwa finansów obecne przepisy mogą ulec zmianie. Nie jest zatem pewne kto i w jakich przypadkach będzie obowiązkowo musiał korzystać z tego systemu. Jednak to, że system ten – lub podobny – będzie obowiązywał jest niemal pewne. Wynika to z dyrektywy ViDA, czyli VAT w epoce cyfrowej. Zobowiązuje ona państwa członkowskie do wdrożenia e-faktur do 2028 roku.
Jednak już obecnie możesz wprowadzić w swojej firmie rozwiązania w zakresie KSeF. W tym celu ważne będzie to, kogo upoważnisz do korzystania z twojego konta i w jakim zakresie.
Jeżeli jesteś osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, która nie zatrudnia innych osób i wystawiasz 2 - 3 faktury, pewnie nadal to Ty będziesz obsługiwał ten system. To znaczy będziesz musiał się do niego zalogować i wprowadzić dane z faktury lub zaczytać ją z innego programu. W takim przypadku najprawdopodobniej nie będziesz nadawał uprawnień innym osobom i sam zajmiesz się obsługą KSeF. Korzystasz zatem z tzw. uprawnień pierwotnych (właścicielskich).
W przypadku większej firmy obsługa KSeF przez jej właściciela byłaby zbyt uciążliwa. W takich firmach jest wyznaczona osoba do zadań której należy wystawianie faktur. System KSeF umożliwi Ci nadanie takiej osobie odpowiednich uprawnień. Są one różne i mogą dotyczyć:
Wyznaczona przez Ciebie osoba nie musi mieć wszystkich wymienionych uprawnień. Możesz je rozdzielać w zależności od potrzeb Twojej firmy. Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL.
Przykład
Pani Katarzyna prowadzi hurtownię z odzieżą. W firmie jest wyodrębniony dział księgowości, w której zatrudniona jest główna księgowa oraz dwie inne pracownice. Jedna z nich zajmuje się sprzedażą, a druga zajmuje się rozliczaniem faktur zakupowych. W związku z wejściem KSeF pani Katarzyna przyznała wszystkie możliwe uprawnienia głównej księgowej, a ta upoważniła jedną pracownicę wyłącznie do wystawiania faktur, a drugą wyłącznie do dostępu do faktur.
Warto przemyśleć jakim osobom i w jakim zakresie nadawać będziemy uprawnienia.
W sytuacji, gdy korzystasz z usług biura rachunkowego, również będziesz mógł udzielić mu uprawnienia do korzystania z KSeF. Najprawdopodobniej uprawnienie to będzie dotyczyło dostępu do faktur, tak byś nie musiał ich przesyłać celem zaksięgowania. W takim przypadku będziesz musisz nadać uprawnienia danemu podmiotowi, który następnie wskaże osobę faktycznie dokonującą operacji w tym zakresie.
Przykład
Pan Jakub prowadzi firmę deweloperską. Usługi księgowe świadczone są przez biuro rachunkowe, a dokładnie przez wskazaną przez to biuro księgową – Panią Annę. Aby Pani Anna mogła pobierać dane z KSeF musi być do tego uprawniona. Może to nastąpić na dwa sposoby. W pierwszym przypadku Pan Jakub udziela upoważnienia Pani Annie – bezpośrednio. W drugim przypadku Pan Jakub udziela uprawniań biuru rachunkowemu, który to podmiot sam określa, kto będzie miał te uprawnienia. Będzie to o tyle dogodne, że w przypadku urlopu Pani Anny inna osoba będzie mogła wykonać usługę.
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nadawania i odbieranie uprawnień następuje poprzez system KSeF. Aby tego dokonać musisz się zalogować do tego sytemu i wskazać dane osoby, której nadajesz te uprawnienia.
Nieco inaczej jest w przypadku podmiotów np. spółki z o.o. Aby nadać uprawnienia pierwotne spółka taka będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia w formie papierowej ZAW-FA. W druku tym wskażesz osobę – np. prezesa spółki, członka zarządu odpowiedzialnego za kwestie księgowości, czy główną księgową.
Osoba ta będzie mogła już zarejestrować się w KSeF i nadać konkretne uprawnienia innym pracownikom, w tym i sobie.
W ten sam sposób – a zatem poprzez interfejs KSeF – będziesz mógł pozbawić daną osobę uprawnień.
