Z punktu widzenia optymalizacji podatkowej zakup z własnych środków pieniężnych lub na kredyt jest najmniej korzystny, gdyż w przypadku nowych samochodów osobowych o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł nie ma możliwości skorzystania z amortyzacji jednorazowej. Samochód osobowy, jako środek trwały amortyzowany jest stawką 20% w skali roku, a więc przez 5 lat. W przypadku samochodów używanych, czyli takich, które przed nabyciem były używane przez co najmniej 6 miesięcy, można zastosować stawkę 40 % i amortyzować je przez 2,5 roku. Dodatkowo nie stanowią kosztu podatkowego odpisy amortyzacyjne w części ustalonej od wartości samochodu przekraczającej równowartość 20.000 euro.
Kolejnym źródłem finansowania zakupu samochodu osobowego jest leasing operacyjny lub finansowy. Biorąc samochód osobowy w leasing finansowy, przedsiębiorca może zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów część odsetkową z rat leasingowych. Ponadto podatnik ma prawo do wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych i amortyzowania go w czasie.
Leasing operacyjny można porównać z wypożyczeniem samochodu. Firma leasingowa jest właścicielem samochodu przez cały okres trwania umowy. Leasingobiorca ma jednak prawo wykupu auta po upływie okresu umowy leasingu. Przedsiębiorca nie przyjmuje do środków trwałych samochodu, a co za tym idzie nie ma prawa do jego amortyzacji. Może natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu opłatę wstępną (bez względu na jej wysokość) oraz wszystkie pozostałe opłaty leasingowe i wydatki związane z eksploatacją samochodu. Leasing operacyjny jest zdecydowanie najlepszym sposobem na finansowanie zakupu drogiego samochodu osobowego ponieważ nie istnieje ograniczenie 20.000 euro, jak w przypadku amortyzacji. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie raty leasingowe, bez względu na wartość samochodu. Drugą zasadniczą korzyść podatkową leasingu samochodów osobowych stanowi skrócenie okresu, w którym wartość samochodu zostanie w całości zaliczona do kosztów. Umowę leasingu zawiera się na okres nie krótszy niż 40% normatywnego okresu amortyzacji (w przypadku samochodów osobowych 2 lata).
Uwaga: leasing nie obniża zdolności kredytowej firmy.
Podatnicy, co do zasady, mają prawo odliczenia 50% VAT od wydatków na zakup samochodu osobowego (w tym od rat leasingowych) oraz wszystkich wydatków związanych z eksploatacją tego pojazdu. Istnieje jednak możliwość odliczenia 100 % VAT, jeżeli samochody osobowe wykorzystywane są wyłącznie do działalności gospodarczej, czyli spełniają jeden z warunków:
Aby wykluczyć możliwość używania samochodu w celach prywatnych, należy wprowadzić regulamin użytkowania samochodu osobowego w firmie oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ma zawierać numer rejestracyjny pojazdu, opis trasy (skąd – dokąd), kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, potwierdzenie autentyczności wpisu przez podatnika. Do ewidencji należy wpisać każdy, nawet krótki przejazd, tak aby stan licznika był zgodny ze stanem w ewidencji. Należy pamiętać, że ewidencja do celów VAT i PIT to nie to samo, ponieważ kilometrówka do celów VAT jest bardziej szczegółowa.
W przypadku stwierdzenia przez organ podatkowy wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym), podatnik może stracić prawo do odliczenia 100% VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku prowadzenia ewidencji oraz narażony jest na wysokie sankcje karnoskarbowe.
Uwaga: należy złożyć informację VAT-26 w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem osobowym, który będzie używany wyłącznie w działalności gospodarczej. Jeżeli nie dotrzymamy tego terminu to prawo odliczenia 100% podatku będzie obowiązywało od dnia złożenia informacji.
Do samochodów, których konstrukcja wyklucza możliwość używania do celów prywatnych należą tzw. pojazdy specjalne (np. bankowozy) a także pojazdy z jednym rzędem siedzeń, oddzielonym od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (wielozadaniowe, vany), czy też z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków.
W przypadku takich pojazdów również można bez limitu odliczać VAT zawarty w cenie zakupu i cenie wydatków eksploatacyjnych, jeżeli mają przeprowadzone dodatkowe badanie techniczne. Badanie takie przeprowadza okręgowa stacja kontroli pojazdów, a wynik potwierdzony jest wydanym zaświadczeniem oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnym.
Jedną z podstaw stwierdzenia, że samochód osobowy nie jest wykorzystywany do celów prywatnych jest regulamin używania samochodów. Zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów np. przez pracowników celem dojazdu do swojego miejsca zamieszkania.
Regulamin powinien określać m.in.: kto jest uprawniony do korzystania z samochodów firmowych, dla jakich celów można samochody wykorzystywać (wyłącznie związanych z działalnością gospodarczą), miejsce parkowania samochodu po zakończeniu pracy oraz obowiązek prowadzenia wpisów rejestrujących każde użytkowanie samochodu. Pracownicy powinni być poinformowani o istniejącym regulaminie. W celu potwierdzenia, że pracownicy zaznajomili się z regulaminem, warto zebrać podpisane oświadczenia o dokonaniu tej czynności.
Dodatkowo, warto aby regulamin był ogólnie dostępny, np. znajdował się w każdym samochodzie firmowym. Można sporządzić również umowę powierzenia samochodu, w której pracownik na piśmie zobowiązuje się przyjąć na siebie odpowiedzialność za użytkowanie samochodu służbowego zgodne z obowiązującymi w firmie zasadami.
Uwaga: aby zachować prawo do odliczenia 100% VAT nie należy wynajmować samochodu pracownikom, ponieważ może to wskazywać na próbę obejścia przepisów.
