Pomyłki to coś, co zdarzyć się może zawsze i fakturowanie nie jest tutaj żadnym wyjątkiem. Nie dziwi zatem, że prawo przewiduje aż dwie możliwości korekty pierwotnej faktury, gdzie jedną korektę może wystawić nabywca, a drugą sprzedawca. W tym pierwszym przypadku mamy do czynienia z notą korygującą, którą nabywca wystawia swojemu kontrahentowi po zauważeniu na fakturze błędów identyfikacyjnych. Przy czym taki sposób korekty obejmuje ściśle określone pomyłki, w których zakres nie wchodzą niestety błędy wymienione w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy VAT. Więcej na ten temat będzie jeszcze poniżej.
Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi w celu poprawy błędów formalnych, jakie znalazły się na otrzymanej przez niego fakturze. Przy czym nota korygująca może mieć formę tradycyjną lub elektroniczną. Nabywca musi ją jednak dostarczyć do wystawcy oryginalnej faktury. Przy czym nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy, chociaż prawo nie określa sposobu, w jaki ma on to zrobić. Po akceptacji sprzedawca jest zobligowany do poprawy wychwyconych przez nabywcę błędów również w swojej bazie – przykładowo w programie do wystawiania faktur.
Pamiętaj, że do wystawiania noty korygującej ma prawo podatnik VAT, który kupił towar albo usługę i otrzymał od sprzedawcy fakturę VAT!
Trzeba pamiętać, że nota korygująca nie jest fakturą korygującą. Jest to bardzo ważne, ponieważ definiuje to rodzaje błędów, jakie można za pomocą tego dokumentu poprawić. W tym przypadku chodzi tutaj o pomyłki formalne, takie jak:
Notę korygującą można również wystawić w sytuacji, kiedy sprzedawca towaru lub usługi wystawił fakturę bez adnotacji takiej jak: mechanizm podzielonej płatności, samofakturowanie czy odwrotne obciążenie, chociaż był do tego zobligowany.
Tym samym nota korygująca jest wystawiana w sytuacji, kiedy po prostu dane na fakturze są wystawione błędnie, ale pomyłki mają naturę identyfikacyjną. Nie można jej natomiast wystawiać w przypadku błędów dotyczących ilości towaru, cen czy stawek podatkowych. Tutaj potrzebny jest już mocniejszy kaliber w postaci faktury korygującej.
O formalnej postaci noty korygującej znajdziesz dokładne informacje w art. 106k ust. 3 ustawy VAT. Ogólnie jako specjalny dokument podatkowy, musi być ona oznaczona wyrazem nota korygująca. Ponadto musi ona zawierać:
Pamiętaj, że korzystając z systemu Comarch ERP XT, możesz wygenerować notę korygującą zdalnie.
Podstawową różnicą pomiędzy notą korygującą a fakturą korygującą jest to, że notę wystawia kontrahentowi nabywca. Natomiast wystawienie faktury korygującej jest możliwe tylko przez sprzedawcę towaru lub usługi. Drugim istotnym elementem rozróżniającym oba sposoby poprawiania błędów na fakturach, jest sama natura pomyłki.
W pierwszym przypadku, czyli przy nocie korygującej są to błędy dotyczące tylko i wyłącznie danych identyfikacyjnych. Tutaj poprawić można przysłowiowe czeskie błędy, pomyłki w adresach, numerach identyfikacji podatkowej itp. Wprowadzane przez notę korygującą zmiany nie mają żadnego wpływu na wartości liczbowe znajdujące się na fakturze. To właśnie w drugim przypadku, poprzez fakturę korygującą, można poprawić pomyłki liczbowe i kwotowe.
Faktura korygująca w przeciwieństwie do noty korygującej dotyczy bowiem poprawy błędów dotyczących bezpośrednio danych liczbowych, które mają wpływ na wysokość znajdujących się na fakturze wartości i kwot. W tym przypadku możliwe są między innymi korekty sumy wartości sprzedaży netto, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży czy kwoty dotyczące poszczególnych stawek albo też ilości / zakresu dostarczanych towarów lub wykonywanych usług.
