Definicję najmu znajdziemy w ustawie Kodeks cywilny. Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Jak zatem widzisz są tu określone dwie czynności – zobowiązanie właściciela (wynajmującego) do oddania rzeczy do używania najemcy oraz zobowiązanie najemcy do zapłaty czynszu właścicielowi (wynajmującemu).
Podobne znaczenie ma umowa dzierżawy, z tą różnicą, że dzierżawca może czerpać pożytki z oddanej mu rzeczy, np. rolnik dzierżawiący pole może siać i zbierać plony z tego pola. Najem (dzierżawa) może dotyczyć także nieruchomości.
Najem (dzierżawa) spełnia definicję działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Nie ma znaczenia czy najem wykonujesz w ramach zarejestrowanej w CEIDG działalności gospodarczej, czy też prywatnie. W każdym z tych przypadków jesteś podatnikiem VAT.
W konsekwencji wykonujesz czynność podlegającą opodatkowaniu tym podatkiem, z wszelkimi konsekwencjami, takimi jak konieczność opodatkowania tej transakcji odpowiednią stawką podatku VAT, czy obowiązek wystawienia faktury.
Pamiętaj jednak, że obrót (przychód) do 200 000 w skali roku powoduje, że możesz korzystać ze zwolnienia z VAT. W takim przypadku fakturę wystawiasz na żądanie najemcy. Jeżeli osiągniesz obrót powyżej tej kwoty, to nawet jeżeli najem jest prowadzony poza działalnością gospodarczą, musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.
Jeżeli jesteś już zarejestrowany jako czynny podatnik VAT to najem opodatkowujesz stawką 23%. Jest jeden wyjątek –najem na cele mieszkalne korzysta ze zwolnienia z VAT. Taki przypadek wystąpi, jeżeli podnajmujesz swój lokal mieszkalny osobie fizycznej, która w nim zamieszka. W takim też przypadku fakturę wystawisz tylko na żądanie tej osoby. Zwolnienie nie będzie Ci przysługiwało, jeżeli wynajmiesz to mieszkanie spółce, która np. przekaże je swojemu pracownikowi (nawet na cele mieszkalne) lub wykorzysta jako swoją siedzibę.
W tym zakresie ważne jest rozróżnienie pomiędzy najmem prywatnym (bez działalności) i najmem wykonywanym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
W przypadku najmu prywatnego przychód osiągnięty z tego tytułu możesz opodatkować jedynie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ryczałt ten wynosi 8,5% osiągniętego przychodu do kwoty 100 000 w skali roku, a ponad tę kwotę 12,5% przychodu.
Warto pamiętać, że w przypadku najmu mieszkania należącego do małżonków, opodatkowanie może być dokonane przez jednego z nich.
Przykład
Pan Adam prowadzi działalność gospodarczą – jest prawnikiem. Wraz z żoną Anną są właścicielami mieszkania, które wynajmują. Pierwszy przychód z najmu osiągnęli 5 lipca. Do 20 sierpnia złożyli zawiadomienie, że najem będzie opodatkowany tylko przez panią Annę.
Kolejną rzecz o jakiej warto pamiętać, to dodatkowe koszty związane z najmem mieszania – czyli, np. opłaty do wspólnoty, media, internet. Jeżeli umowa zawiera zapis, zgodnie z którym koszty te ponosi najemca, to nie wliczasz ich do przychodu, a opodatkowujesz jedynie otrzymany czynsz - odstępne. W przypadku braku tych zapisów w umowie, ryczałtem obejmiesz całą kwotę otrzymaną od najemcy.
Niestety w przypadku, gdy najem prowadzisz w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej i opodatkowujesz go ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych zapisy umowy nie wpłyną na wartość płaconego ryczałtu. W takim przypadku wszystko co otrzymujesz od wynajmującego, bez względu na zapisy umowy, stanowi Twój przychód. Ponieważ wybrałeś ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, wydatki (media, opłata do wspólnoty itp.) stanowią koszt uzyskania przychodu, którego nie możesz rozliczyć - w ryczałcie opodatkowujesz przychód.
Jak już pewnie podejrzewasz, skoro wydatki te mogą stanowić koszt uzyskania przychodu (w przypadku działalności gospodarczej), to oznacza, że masz również możliwość opodatkować dochód – czyli wybrać podatek liniowy lub zasady ogólne, a nie tylko ryczałt. I tak faktycznie jest. Wszystkie te formy są dostępne dla osób, które prowadzą działalność gospodarczą w zakresie najmu (nieruchomości, ale także np. maszyn budowlanych, samochodów, itp.)
Pamiętaj jednak, że lokale (domy) mieszkalne nie podlegają amortyzacji. Czyli wydatek na nabycie takiej nieruchomości, nie obniży podstawy opodatkowania. Nie ma znaczenia czy lokal ten wynajmiesz na cele mieszkalne czy inne. Jeżeli nie zmienił on swojego charakteru na inny niż mieszkalny, to nie masz prawa go amortyzować.
Ostatnim aspektem, na który warto zwrócić uwagę jest podatek od nieruchomości. Jeżeli wynajmujesz lokal mieszkalny na cele mieszkalne to wartość podatku nie ulega zmianie. Jeżeli jednak wynajmujesz lokal (budynek) mieszkalny na cele prowadzonej działalności gospodarczej to powinieneś zapłacić wyższy podatek od nieruchomości. Ważne jest jednak to, czy wynajmowany lokal służy celom mieszkalnym, czyli wyższy podatek nie dotyczy przypadku, gdy lokal mieszkalny wynajmujesz spółce, która przeznacza go na cele mieszkalne swojego pracownika.
Jeżeli jednak spółka ma wydzielony w tym lokalu pokój na swoją siedzibę, to od tej powierzchni zapłacisz większy podatek. To samo dotyczy Cebie jako przedsiębiorcy, jeżeli jeden z pokoi przeznaczasz na swoje biuro, w którym przyjmujesz klientów.
Innym przykładem wyższego opodatkowania podatkiem od nieruchomości jest sytuacja, gdy świadczysz usługi tzw. najmu krótkoterminowego.
Najem krótkoterminowy stał się bardzo popularny dzięki platformom typu Booking.com czy Airbnb. Warto zwrócić uwagę, że pod kątem podatkowym nie jest to najem tylko świadczenie usług. Z reguły jest to bowiem związane z dodatkowymi czynnościami takimi jak recepcja, pranie, sprzątanie. Z tego względu przychód osiągany z tej działalności jest uznawany za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej – czyli opodatkowujesz go w wybranej przez Ciebie formie (podatek liniowy, zasady ogólne lub ryczałt). Co więcej obrót ten (o ile jest wykonywany przez podatnika VAT czynnego) jest opodatkowany stawką 8%. W takim też przypadku od całego lokalu jesteś zobowiązany zapłacić wyższy podatek od nieruchomości.
Rozlicz najem w ramach ewidencji ryczałtowej w Comarch ERP XT - samodzielnie lub we współpracy z księgowym!
W systemie Comarch ERP XT w ramach dedykowanego modułu Księga Podatkowa i Ryczałt, poprowadzisz i rozliczysz swoją działalność w oparciu o ryczałt ewidencjonowany. W ramach obsługi ewidencji ryczałtowej w programie, możesz między innymi prowadzić zapisy Ewidencji przychodów oraz Ewidencji produktów rolnych, przygotować i wysłać pliki JPK, czy też obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy.
System umożliwia również dwukierunkową wymianę dokumentów oraz danych z biurem rachunkowym pracującym na systemie Comarch ERP Optima. Użytkownik może wysyłać wprost ze swojego systemu do biura faktury sprzedaży oraz dokumenty kosztowe. Biuro może natomiast przesyłać informacje o płatnościach podatkowych oraz o wystawionej fakturze za usługi księgowe.
Jak widzisz w przypadku najmu możesz spotkać się z różnymi przypadkami. Warto abyś pamiętał o trzech podstawowych aspektach. Najem jest zawsze uznawany za czynność podlegającą podatkowi VAT, co nie oznacza, z będziesz ten podatek musiał zapłacić. Lokale (domy) mieszkalne nie podlegają amortyzacji, nawet jeżeli są środkiem trwałym w Twojej firmie. Przeznaczając nieruchomość na działalność gospodarczą zapłacisz większy podatek od nieruchomości.
