Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, poprzez którą przedsiębiorcy mogą odbierać i doręczać faktury swoim kontrahentom. Faktycznie ma ona służyć celom fiskalnym, zapewniając szybszy i bardziej szczegółowy dostęp do informacji o transakcjach zawieranych między przedsiębiorcami.
Z systemu można skorzystać już obecnie (dobrowolnie) np. celem sprawdzenia jego działania (wersja testowa) lub wdrażając je jako rozwiązanie docelowe.
System ten będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce. Nie będzie zatem miało znaczenie czy jesteś zwolniony z VAT, czy też jesteś czynnym podatnikiem tego podatku. W konsekwencji dotyczyć to może nie tylko przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) czy KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), ale również osób, które wynajmują mieszkania w ramach najmu prywatnego (są oni uznawani za podatników tego podatku).
Do sytemu będziesz musiał wprowadzić wszystkie wystawione przez Ciebie faktury, z wyłączeniem tych, wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Czyli KSeF dotyczy faktur sprzedaży wystawionych na rzecz innych podatników, w tym faktur wystawionych dla podatników, którzy nie muszą korzystać z KSeF – głownie dotyczy to kontrahentów spoza Polski.
Zgodnie z projektem ustawy, system KSeF będzie obowiązkowy dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 r. W przypadku podatników zwolnionych z VAT obowiązek ten, zgodnie z projektem ustawy, wystąpi dopiero w 2025 r.
Jednym ze sposobów na przesyłanie danych jest integracja Twojego obecnego oprogramowania do wystawiania faktur z KSeF. Wydaje się, że to rozwiązanie będzie najczęściej wykorzystywane, w szczególności, jeżeli pobór faktur, ich wysyłka i import nadanego numeru przez KSeF będzie odbywał się automatycznie. Warto zatem dowiedzieć się czy Twój program będzie miał lub już ma taką możliwość.
Korzystanie z KSeF nie oznacza, że tylko Ty będziesz musiał wprowadzać tam dane. Może to zrobić wskazana przez Ciebie osoba np. z działu księgowości. Jednak w takim przypadku będziesz musiał upoważnić daną osobę do tych czynności. Upoważnienie może również dotyczyć odbioru przesłanych do Ciebie faktur. Warto jednak zachować kontrolę nad otrzymywanymi fakturami. Może się okazać, że biuro zaksięguje fakturę, która została wystawiona omyłkowo na Twoje dane.
Wprowadzenie sytemu KSeF spowoduje pewne problemy, przynajmniej w początkowej fazie. Będziesz musiał dostosować się do nowych wymogów. W szczególności należy zwrócić uwagę, że struktura faktury w KSeF nie będzie mogła być przez Ciebie modyfikowana. Oznacza to, że jeżeli obecnie do faktury dołączasz jakiś załącznik, np. rozliczenie godzin, zakres wykonanych prac, to w przypadku KSeF nie będziesz mógł tego zrobić. Takie zestawienie wyślesz do klienta odrębnie. Wystawiając fakturę w KSeF, po jej zatwierdzeniu, nie będziesz mógł jej modyfikować. Jeżeli pojawi się błąd, wówczas będziesz musiał wystawić korektę faktury.
Najbardziej kłopotliwe może okazać się to, że datą wystawienia faktury, będzie data jej rejestracji w KSeF. Nie będzie miało znaczenia, kiedy faktycznie wypiszesz tę fakturę i jaką datę wskażesz jako datę wystawienia faktury. Przykładowo, jeżeli wypiszesz ją w dniu 31 maja, a do KSeF wprowadzisz 1 czerwca, to data 1 czerwca będzie uznawana za datę wystawienia. Szczególnie może mieć to znaczenie w przypadku, gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (np. w przypadku WDT lub usług budowlanych). Gorzej, jeżeli faktury wystawiłeś 15 dnia miesiąca (za poprzedni miesiąc) ale do KSeF wysłałeś je w dniu następnym. Wówczas możesz narazić się na odpowiedzialność karnoskarbową
Kolejnym problemem będzie dokonywanie płatności za otrzymane faktury. Projekt ustawy przewiduje, że przedsiębiorcy będą zobowiązani podawać w tytule przelewu numer nadany przez system.
Oprócz problemów jakie system ten może powodować warto zwrócić uwagę na możliwości jakie przyniesie Twojej firmie, w szczególności dotyczący zwiększonej pewności w obrocie fakturami oraz ich elektronizacją. Dodatkowo termin zwrotu nadwyżki podatku naliczonego na należnym ma ulec skróceniu do 40 dni.
Niestety projekt przewiduje też sankcje za niedopełnienie obowiązków wynikających z nowych regulacji. Urząd skarbowy będzie mógł nałożyć karę w wysokości 100% podatku należnego wykazanego na fakturze, która nie została zaewidencjonowana w KSeF.
Dlatego też ważne jest przyjrzeć się planowanym zmianom i powoli dostosowywać się do nowych wymogów w tym przygotować odpowiednie aktualizacje swoich indywidualnych programów fakturowych lub uzyskać informację w tym zakresie od producenta tego oprogramowania.
Wymiana danych z KSeF w firmie niekoniecznie musi się wiązać z dodatkowymi obowiązkami czy większym nakładem pracy. W ramach obecnej wersji systemu Comarch ERP XT każdy Użytkownik może skorzystać z możliwości przekazywania faktur do KSeF. Dokumenty można wysyłać zarówno na środowisko przedprodukcyjne (demo), jak i na środowisko produkcyjne. Dzięki możliwości wysyłki faktur do KSeF, przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas i uniknąć błędów wynikających z ręcznego wypełniania i wysyłania dokumentów papierowych. Więcej informacji o tym jak wysłać fakturę do KSeF za pomocą systemu Comarch ERP XT można znaleźć tutaj.
