Kredki w kosztach, czyli kiedy wydatek może być kosztem podatkowym

6 września, 2023
Krzysztof Niemiec
Kredki w kosztach, czyli kiedy wydatek może być kosztem podatkowym
Nadchodzi nowy rok szkolny, a tym samym sprzedaż materiałów biurowych – długopisów, ołówków zeszytów wzrasta. Wiele razy spotkałem się z pytaniem czy taki wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź w tym przypadku jest oczywista – jest to wydatek osobisty. Jednak na tym przykładzie opiszę, jakie warunki musza być spełnione, aby wydatek mógł być uznany za koszt.

Definicja

Kosztem uzyskania przychodów jest koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższa definicja określa podstawowe kryterium „celu”, jakie musisz brać pod uwagę by ustalić czy dany wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy, czy też nie. Jak łatwo się domyśleć jest to związek poniesionego wydatku z przychodem, czyli właśnie celu jaki Ci przyświecał dokonując tego wydatku.
Przykład

Pan Marek prowadzi firmę informatyczną. W sierpniu zakupił zeszyty, kredki, strugaczkę, linijkę, blok rysunkowy. Wydaje się, że wydatki te nie są związane z jego działalnością, lecz z faktem, że jego dziecko rozpocznie rok szkolny. Tym samym wydatki te nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu – nie spełniły podstawowego warunku – czyli celu w jakim zostały poniesione.

Celowość to nie dochód

Może się zdarzyć, że poniesiony wydatek przekracza wartość osiągniętego przychodu, lub w ogóle nie spowodował jego osiągnięcia. Nie oznacza to jednak, że wydatek te nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu. Nie jest ważne czy osiągniesz zysk w związku z wydatkiem czy stratę. Wydatek mysi jednak być związany z Twoim przychodem.

Związek ten może być bezpośredni, ale również pośredni.

Związek bezpośredni

O bezpośrednim związku poniesionego kosztu z przychodem mówimy wówczas, gdy możemy bezpośrednio przyporządkować dany wydatek do osiąganego przychodu. Ma to najczęściej miejsce w handlu.
Przykład

Pani Katarzyna prowadzi sklep z materiałami biurowymi. W tym celu kupuje artykuły biurowe takie jak zeszyty, linijki, ołówki, zakreślacze itp. Wydatki poniesione na zakup materiałów biurowych są jej kosztem bezpośrednim, gdyż te same towary sprzedaje w swoim sklepie. Cena zakupu tych towarów (czyli koszt ich nabycia) bezpośrednio wpływa na wartość osiągniętego przychodu z ich sprzedaży.

Związek pośredni

Kosztem uzyskania przychodu jest również wydatek, który ma charakter pośredni, a zatem nie wpływa bezpośrednio na cenę towaru czy usługi, jednak jest konieczny, aby taki przychód w ogóle powstał.
Przykład

Pan Grzegorz prowadzi firmę budowlaną. Do biura zakupił ryzę papieru, ołówki, długopisy i zeszyt. Wydatki te nie są bezpośrednio związane z usługami jakie wykonuje Pan Krzysztof, ale są konieczne do prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem mogą być uznane jako koszt uzyskania przychodów.

Poniesienie wydatku

Aby dany wydatek stanowił koszt musi zostać poniesiony przez podatnika. To zaś oznacza faktyczne uszczuplenie z Twojego majątku. Jeżeli dana rzecz została otrzymana nieodpłatnie, wówczas jej wartość nie może zostać uznana za koszt uzyskania przychodów.

Udokumentowanie wydatku

Wprawdzie warunek ten nie został literalnie wskazany w przepisie jednak zarówno organy podatkowe jak i sądy administracyjne uważają, że musi on być spełniony. Najczęstszym przypadkiem spełniającym to kryterium będzie faktura VAT. Może się jednak okazać, że daną rzecz zakupiłeś od osoby fizycznej i nie masz faktury. Dopuszczalne są w takich przypadkach inne dokumenty w tym umowa, czy przelew bankowy- jednak są to wyjątkowe sytuacje.
Przykład

Pani Klaudia prowadzi biuro rachunkowe. Ponieważ zepsuła jej się drukarka musiała szybko kupić nową. Okazało się, że używaną drukarkę może kupić od sąsiada, który nie prowadzi działalności gospodarczej. W związku z tym Pani Klaudia podpisała umowę kupna – sprzedaży i na tej podstawie ujęła wydatek w kosztach podatkowych.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów podatkowych

Z dotychczasowych rozważań wynika, że zasadniczo każdy wydatek spełniający powyższe warunki stanowi koszt uzyskania przychodu. Warto jednak zwrócić uwagę, że ustawa zawiera katalog wydatków, które pomimo że spełniają ogólną definicję kosztów uzyskana przychodów, tymi kosztami nie są.

Nie sposób wskazać wszystkich wydatków tam ujętych, ale przytoczę tylko kilka z nich. Do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczysz:
wydatków na nabycie gruntów;
kar i grzywien orzeczonych przez organy państwowe;
kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług;
kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych;
25% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego, dla którego nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Podsumowanie

Zasadniczo przyjmuje się, że wydatki o charakterze prywatnym nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Do takich wydatków należą przykładowo zakup przyborów szkolnych dla dzieci, wydatki na ubiór, na poprawę kondycji fizycznej, urody czy zdrowia, w tym wydatek na zakup okularów korekcyjnych przedsiębiorcy.

Pamiętaj, że aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów musi:
być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
być poniesiony przez Ciebie, tj. musi zostać pokryty z Twoich zasobów majątkowych,
być właściwie udokumentowany,
nie znajdować się w negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe.
Krzysztof Niemiec
Doradca podatkowy (nr wpisu 12043) w Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci spółka partnerska. Ukończył studia na Politechnice Krakowskiej i Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studia podyplomowe w zakresie doradztwa podatkowego na UEK.
Artykuł przypadł Ci do gustu? Warto go podać dalej!

Ostatnie wpisy

21 listopada, 2024
Przepisy
Mniej zwolnień z kas fiskalnych
Projekt nowego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej w dużej mierz...
Czytaj więcej ➔
29 października, 2024
Pierwsza firma
VAT w kancelarii prawnej
Świadcząc usługi prawne na pewno spotkałeś się z różnymi modelami współpracy z klientami.
Czytaj więcej ➔
23 września, 2024
Przepisy
Płatność kartą bez paragonu
Co do zasady świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powoduje konieczność z...
Czytaj więcej ➔

Testuj za darmo!

Pełna funkcjonalność przez 30 dni bez opłat!
Copyright Comarch SA 2024
Copyright Comarch SA 2024
crossmenuchevron-down