W pierwszej kolejności przypomnijmy definicję kosztu uzyskania przychodu. Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:
Głównym z tych kryteriów jest celowość poniesienia danego wydatku, czyli powód, dla którego został on poniesiony i jego związek z przychodem, w tym z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu.
Wydatek zawsze musi być związany z przychodem – bezpośrednio (zakup towaru) czy też pośrednio (wynajem lokalu pod siedzibę). Niekoniecznie musi on powodować powstanie przychodu. Może służyć także jego zachowaniu (np. remont samochodu) lub zabezpieczeniu przychodu (ubezpieczenie OC).
Ważne też, żeby pamiętać o katalogu wykluczającym z kosztów niektóre wydatki. Przykładowo dotyczy to wydatków na samochód, czy kosztów reprezentacyjnych.
Po tym wprowadzeniu wydaje się, że wakacyjne wydatki nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. I zasadniczo z tym stwierdzeniem należy się zgodzić. Są one ponoszone głownie w celach prywatnych, niezwiązanych z działalnością gospodarczą, a tym samym z przychodem. Jednak jest to zasada ogólna.
Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca zasadniczo nie ma urlopu – cały czas musi pamiętać o prowadzeniu swojego biznesu. Zatem udając się na odpoczynek musi być w kontakcie z klientami czy pracownikami. Dlatego też wykupienie pakietu zagranicznych danych internetowych czy roamingu telefonicznego, należy uznać za wydatek związany z działalnością gospodarczą. Jest to typowy przykład wydatku wynikającego z wypoczynku przedsiębiorcy, ale związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Natomiast wynajem hotelu, czy przelot zasadniczo takim wydatkiem nie będzie. Ale tylko zasadniczo.
Załóżmy, że przedsiębiorca z Krakowa prowadzi działalność szkoleniową. Otrzymał zlecenie na przeprowadzenie dwutygodniowego szkolenia w Mielnie. Postanawia zatem, że uda się tam wraz z rodziną. W tym celu wynajął hotel i zakupił bilety na pociąg.
Oczywiście jedynie koszt hotelu przypadający na przedsiębiorcę będzie jego kosztem uzyskania przychodu. Tak samo jak przejazd pociągiem. Jednakże, jeżeli na miejscu przedsiębiorca wynajmie samochód, to wydatek ten będzie mógł zaliczyć w koszty, nawet jeżeli po przeprowadzaniu szkolenia wykorzysta go do celów prywatnych. W takim przypadku z faktury za najem odliczy 75% wydatku, jednak jest on niewątpliwe związany (częściowo) z przychodem i nie będzie mógł być zakwestionowany.
Przedsiębiorcy mają możliwość zaliczyć w koszty prowadzonej działalności wyjazdy zagraniczne w tym usługi hotelowe. Muszą one jednak być powiązane z przychodem. Najczęściej znajdzie to zastosowanie w przypadku wyjazdu związanego ze spotkaniem z kontrahentem. Jeżeli celem takiego wyjazdu jest omówienie kontraktu czy zasad współpracy i podatnik ma dowody potwierdzające, że do takiego spotkania faktycznie doszło, to wówczas wydatki te „mogą się obronić”.
Przykładowo prowadzisz handel tkaninami. Masz zamiar nawiązać współpracę z producentem z Turcji. W związku z tym wyjazd do kontrahenta i omówienie przyszłego kontraktu (szczególnie jeżeli w przyszłości faktycznie go podpiszesz) nie powinien być kwestionowany. Jeżeli jednak w trakcie wyjazdu nie doszło do żadnych spotkań, a z dowodów wynika, że głównym celem był wypoczynek, organy podatkowe będą takie koszty kwestionować.
Większym problemem może być uzasadnienie wizyty w kraju, z którym nie prowadzimy działalności, a nasz wyjazd nie przyczynił się również do pozyskania nowego kontrahenta.
Innym przykładem, uzasadniającym wyjazd zagraniczny, może być chęć zainwestowania np. w nieruchomości w Hiszpanii czy Chorwacji (oczywiście zakup tej nieruchomości musi być na cele działalności gospodarczej). Musisz jednak pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wyjazdu, wskazującym np. jakie nieruchomości oglądałeś, czy z jakimi biurami pośrednictwa nieruchomości współpracowałeś.
Zasadniczo udział w szkoleniach nie jest kwestionowany przez organy podatkowe o ile jest związany z Twoją branżą. W związku tym koszty związane ze szkoleniem również nie powinny być kwestionowane. A to czy takie szkolenie odbywa się w Polsce czy zagranicą nie powinno mieć tutaj znaczenia.
Oczywiście samo szkolenie musi mieć związek z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Jeżeli świadczysz usługi budowlane, to wyjazd na szkolenie w zakresie gastronomii może budzić wątpliwości, szczególnie jeżeli wyjazd trwał 7 dni, a szkolenie dwie godziny.
