Każdy dokument, jaki składasz w urzędzie czy gdziekolwiek indziej, wymaga poświadczenia Twoim podpisem, który z jednej strony potwierdza zawarte w dokumencie oświadczenie woli, a z drugiej pełni funkcję identyfikacji osoby, która podpisała dokument – czyli w tym przypadku Ciebie. Wraz z rozwojem usług cyfrowych z zakresu szeroko pojętej administracji państwowej, pojawiła się możliwość załatwiania spraw urzędowych przez Internet. Zwykły podpis w takiej sytuacji się nie sprawdza.
I tutaj pojawia się profil zaufany. Potrzebne było bowiem stworzenie innego, prostego i wygodnego sposobu cyfrowej weryfikacji tożsamości. Tym samym profil zaufany to narzędzie pełniące funkcję środka identyfikacji elektronicznej, który ma na celu potwierdzenie tożsamości użytkownika systemu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP)
Jedna osoba może mieć tylko jeden profil zaufany, który jest całkowicie unikalny. Przypisane jest do niego imię, nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. Profil zaufany wykorzystywany jest zarówno do elektronicznego kontaktu z administracją publiczną (poprzez dane logowania do systemu w postaci nazwy użytkownika i hasła do profilu zaufanego) jak i jako podpis zaufany składany pod dokumentami elektronicznymi wysyłanymi do urzędów. Dzięki niemu możesz bezpiecznie podpisać podpisem elektronicznym dany dokument i wysłać go do urzędu.
Żeby móc korzystać z profilu zaufanego i z podpisu zaufanego, trzeba najpierw go założyć. Najszybciej można tego dokonać poprzez bankowość elektroniczną – niektóre banki umożliwiają założenie profilu z poziomu konta bankowego. Profil zaufany założysz również poprzez cyfrowe platformy rządowe – przede wszystkim pz.gov.pl.
Jeśli zdecydujesz się na zdalną weryfikację swojej tożsamości przez swoje konto bankowe czy innego dostawcę tożsamości, to profil zaufany będzie praktycznie aktywowany od razu. Możesz również zdecydować się na autoryzację profilu poprzez wizytę w placówce. Są to specjalne Punkty Potwierdzające, do których musisz się udać w celu potwierdzenia swojej tożsamości i aktywacji profilu zaufanego.
Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym w kontaktach z urzędami ma takie samo znaczenie jak złożenie podpisu własnoręcznego – podpis zaufany jest ważny tak samo. Praktycznie każdy rodzaj dokumentu elektronicznego można podpisać w ten sposób. Przy czym podpis zaufany możesz składać zarówno na gotowych formularzach urzędowych dostępnych online, jak i na dokumentach, które przechowujesz na swoim dysku. Jak wygląda proces składania podpisu zaufanego pod dokumentem, który jest na Twoim dysku?
Oprócz dokumentu, który chcesz podpisać elektronicznym podpisem zaufanym, potrzebne Ci będą dane do logowania do Twojego profilu zaufanego lub bankowości elektronicznej oraz telefon.
Podpis zaufany można złożyć zarówno pod dokumentem PDF, jak i pod wieloma innymi dokumentami i plikami, o takich rozszerzeniach jak: txt, rtf, docx, doc, xps, odt, ods, odp, ppt, xlsx, xls, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, 7Z, TSL, XMLsig, XAdES, PAdES, CAdES, ASIC, XMLenc, dwg, dwf, dxf, dgn, jp2.
Jak widać, elektronicznym podpisem zaufanym można podpisać wiele rodzajów plików. Są to zarówno dokumenty tekstowe w różnych formatach, jak i pliki graficzne, audio czy wideo. Podpis zaufany możesz wykorzystać także do sprawdzenia już istniejącego podpisu na dokumencie, weryfikując jego autentyczność i tożsamość osoby, która go podpisała. Na tym jednak nie koniec! Podpis zaufany można również wykorzystać do elektronicznego podpisania lub weryfikacji sprawozdań finansowych.
Warto pamiętać o tym, że profil zaufany ważny jest przez okres 3 lata. Następnie należy go ponownie potwierdzić. Inaczej nie będzie można korzystać z opcji elektronicznego podpisu zaufanego. A jeśli nie masz jeszcze profilu zaufanego, to więcej szczegółowych informacji o tym, jak go założyć znajdziesz we wpisie: „Co to jest ePUAP i jak założyć profil zaufany”.
