Groza paragonu, czyli kiedy zainstalować kasę fiskalną

W przepisach nazywana jest kasą rejestrującą, potocznie przyjęło się używać pojęcia „fiskalna”, co związane jest z takim właśnie jej charakterem. Za pomocą kasy ewidencjonujesz swoją sprzedaż dla celów fiskalnych, a także wydajesz dokument potwierdzający tę sprzedaż klientowi.

Po krótkim wprowadzeniu przejdźmy do najważniejszego zagadnienia – a mianowicie czy zawsze musisz posiadać kasę rejestrującą? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna.

Kasy rejestrującej nie muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy sprzedają swoje towary lub świadczą usługi na rzecz innych przedsiębiorców. Sprzedaż taka jest bowiem ewidencjonowana za pomocą faktur VAT i nie podlega ewidencji na kasie rejestrującej.

Co więcej taka sprzedaż nie powinna być przeprowadzana przez kasę rejestrującą, gdyż może to grozić dodatkowymi stancjami dla sprzedawcy jak i nabywcy.

Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem VAT czynnym i wystawi fakturę do paragonu, na którym nie umieścił NIP-u nabywcy, zapłaci dodatkowo kwotę podatku należnego, a nabywca zapłaci dodatkowe zobowiązanie podatkowe w tej samej wysokość. Ważne zatem aby pamiętać, że wystawiając paragon klientowi, który będzie chciał otrzymać fakturę „na firmę” na paragonie musi być NIP kupującego.

Dodatkowo warto pamiętać, że paragon fiskalny do kwoty 400 zł z NIP nabywcy jest również uważany za fakturę i wówczas nie musisz wystawiać osobnego dokumentu.

Fiskalizacja sprzedaży (czyli ujęcie transakcji w kasie rejestrującej) na rzecz innego przedsiębiorcy występuje jednak rzadko. Największym problem jest to, czy należy fiskalizować każdą sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zasadniczo można przyjąć, że taka sprzedaż zawsze powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej. Jednak przepisy przewidują w tym zakresie zwolnienia.

Pierwsze dotyczy podatników, dla których sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekracza w danym roku 20 000 zł. Jeżeli zatem świadczysz usługi lub sprzedajesz towary takim klientom okazjonalnie, nie musisz posiadać kasy rejestrującej.

Pamiętaj jednak, że w pierwszym roku prowadzenia sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności, limit ten jest proporcjonalny do czasu jaki pozostał do końca roku.

Pan Marcin rozpoczął działalność gospodarczą 1 października – otworzył sklep spożywczy. W pierwszym miesiącu sprzedał towary za kwotę 6 000 zł. Pan Marcin musi założyć kasę rejestrującą, gdyż limit w jego przypadku wynosi 5 041,09 zł (92dni / 365dni x 20 000 zł).

W takim przypadku jak Pan Marcin, masz dwa miesiące na instalację kasy rejestrującej.

Niestety nie zawsze będziesz mógł skorzystać z powyższego zwolnienia. Jak zapewne już wiesz ustawy podatkowe mają wyłączenia, wyjątki itp. Tak też jest w przypadku kas rejestrujących. Sprzedaż niektórych towarów czy świadczenie usług, pozbawia Cię możliwości skorzystania z tego zwolnienia. Do tych wyjątków należy między innymi:

Jak widać lista jest długa i do tego nie przytoczyłem jej w całości, ale warto sprawdzić ją dokładnie. Jednorazowa dostawa wyżej wymienionych towarów lub wykonanie choćby jednej z tych usług powoduje, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej wystąpi z chwilą sprzedaży i już do końca prowadzenia działalności będziesz musiał tę kasę mieć.

Przyjmijmy, że posiadasz kasę rejestrującą – np. obrót na rzecz osób fizycznych przekroczył 20 000 zł.

Może Cię zaskoczę, ale nie oznacza to, że każdą transakcje będziesz musiał ewidencjonować na kasie. Przewidziano bowiem, że niektóre czynności, pomimo ogólnego obowiązku ewidencjonowani na kasie rejestrującej, mogą nie być tam ewidencjonowane.

I ponownie – lista jest długa, więc nie będę jej przytaczał w całości, ale wskażę najczęściej występujący przypadek, który dotyczy sprzedaży wysyłkowej lub świadczenia usług. Warunkiem nieewidencjonowania na kasie fiskalnej jest by płatność za usługę (lub dostawę towaru) otrzymać od klienta za pośrednictwem rachunku bankowego, a z dowodów wynika jakiej to czynności dotyczyło.

Dodatkowo w przypadku dostawy towarów muszą one być wysłane za pośrednictwem poczty lub kurierem (nie może to być sprzedaż w sklepie stacjonarnym). Zwolnienie to nie dotyczy towarów i usług wskazanych wcześniej.