W ustawie o VAT skutki podatkowe wywołuje otrzymanie płatności przed wykonaniem usług czy wydaniem towaru. Płatność ta może być przelana na podstawie różnych tytułów, w tym przykładowo zaliczki czy zadatku.
Ogólnie można przyjąć, że zadatek i zaliczka to płatność poprzedzająca wykonanie świadczenia (sprzedaż towaru czy wykonanie usługi). Przy czym w przypadku niewykonania umowy, zaliczka podlega zwrotowi, natomiast zadatek przepada. Jeżeli jesteś sprzedawcą, a umowa nie zawiera innych postanowień i nie wykonałeś swojego świadczenia, klient może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
Z uwagi na zrównanie w prawie podatkowym tych pojęć w dalszej części artykułu posłużę się pojęciem zaliczki.
W prawie podatkowym, a w szczególności w ustawie o podatku od towarów i usług, nie każda wpłata będzie traktowana jak zaliczka. W tym zakresie wykształciła się już ugruntowana linia orzecznicza. Mam tu na myśli sytuację, w której kontrahent otrzymuj pewną kwotę, ale ta wpłata nie jest związana z konkretnym zamówieniem. Podstawą takiej wykładni są wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Wskazuje się w nich, że opodatkowana może być taka płatność, dla której „wszelkie okoliczności mające znaczenie dla zaistnienia zdarzenia podatkowego, to znaczy przyszła dostawa lub świadczenie usług, muszą już być znane, a zatem w szczególności w momencie dokonania takiej płatności towary i usługi powinny być szczegółowo określone” (wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 21 lutego 2006 r. sygn. C-419/02)
Przykład
Firma A zawarła umowę ramową z firmą B na dostawę materiałów budowlanych. Umowa ta określa, że ilość i cena będzie określana w momencie złożenia konkretnego zamówienia. Warunkiem podpisania umowy było wpłacenie przez firmę A kwoty 200 000 zł. Ponieważ kwota ta nie dotyczy konkretnego zamówienia, nie stanowi zaliczki w rozumieniu ustawy o VAT.
Przypadki takie jak wskazane powyżej zdarzają się jednak stosunkowo rzadko. Częściej przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę na poczet skonkretyzowanego świadczenia. Wówczas zaliczka powoduje konieczność jej opodatkowania i udokumentowania – właśnie fakturą zaliczkową.
Faktura zaliczkowa musi zawierać określone elementy. Nie są one tożsame z fakturą dokumentującą dostawę towarów czy świadczenie usług. Do wspólnych elementów obu rodzajów tych faktur należy zaliczyć: datę wystawienia, numer seryjny, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, NIP wystawcy i nabywcy, datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury online.
W przypadku faktury zaliczkowej należy wykazać:
Faktura końcowa dokumentuje dokonanie transakcji. Jeżeli wcześniej otrzymałeś zaliczkę, to na fakturze końcowej dokonujesz jej rozliczenia, czyli pomniejszasz wartość dostarczanych towarów o wcześniej otrzymane zaliczki.
W przypadku gdy otrzymałeś zaliczkę, to na fakturze końcowej – dokumentującej wydanie towaru lub wykonanie usługi – masz obowiązek wskazać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed sprzedażą.
Jeżeli otrzymałeś 100% zaliczkę, to nie masz już obowiązku wystawić faktury końcowej. W praktyce jednak nabywcy zwracają się z taką prośbą i możesz wówczas wystawić tzw. „fakturę zerową”.
Na fakturach zaliczkowych nie masz obowiązku wykazywania numerów poprzednich faktur zaliczkowych. Jednak, jeżeli otrzymałeś 100% zaliczki w kilku płatnościach – to na ostatniej fakturze zaliczkowej, taki obowiązek już masz.
Jak wspomniałem na początku, zasadą jest to, że otrzymanie zaliczki powoduje konieczność wystawienia faktury. Jednak, jak od każdej zasady, tak i w tym przypadku istnieją pewne wyjątki.
Pierwszy z nich dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czyli dostawy dokonywanej na rzecz podatnika z innego kraju UE, któremu towary są wysyłane. Zaliczka na poczet takiej transakcji nie rodzi obowiązku podatkowego.
Drugi związany jest ze specyficznymi czynnościami, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób odmienny. Mowa tu o dostawie energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, oraz świadczeniu usług:
Przykład
Pana Adam podpisał umowę najmu hali magazynowej z Firmą C, w której zastrzegł, że musi zostać wpłacona kaucja w równowartości 3 czynszów miesięcznych oraz zaliczka w wysokości 3 miesięcznego czynszu. Firma C wystąpiła o wystawienie faktury zaliczkowej.
W takiej sytuacji Pan Adam nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej. Nie dość, że kaucja nie stanowi podstawy do wystawiania faktury zaliczkowej (nie jest związana z konkretną usługą a jedynie ma charakter odszkodowawczy) to zaliczka na poczet czynszu nie rodzi obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.
Trzeci przypadek związany jest z nowelizacją przepisów. Dotyczy sytuacji, gdy otrzymasz zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym dokonujesz dostawy towaru czy wykonasz usługę. Wówczas nie masz już obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, a jedynie fakturę końcową. Zmiana ta obowiązuje od 1 września 2023 roku.
Przykład
Firma Moto handluje motorami i rowerami. W dniu 10 października otrzymała zaliczkę na skuter w wysokości 5 000 zł. Klient zgłosił się po odbiór 3 listopada. W tym dniu dopłacił pozostałą cenę i odebrał towar. W związku z tym firma Moto musi wystawić zarówno fakturę zaliczkową jak i fakturę końcową.
Gdyby klient odebrał skuter w październiku firma Moto mogłaby wystawić jedynie fakturę końcową. Na tej fakturze firma Moto musiałaby jednak wskazać datę otrzymania zaliczki.
