Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – na czym ona polega?

W ogólnym ujęciu sprzedaż bezrachunkowa to transakcja, w której nie zachodzi konieczność wystawiania faktury czy paragonu, chyba że zażyczy sobie tego nabywca. Tego typu sprzedaż jest możliwa w dwóch sytuacjach, w których spełnione zostają określone warunki.

Przy czym transakcja bezrachunkowa możliwa jest pomiędzy sprzedawcą spełniającym powyższe warunki a nabywcą będącym osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Ponadto nabywca nie żąda w takiej sytuacji wystawienia faktury czy paragonu. Jeśli jednak wyrazi on taką chęć, to dokument należy wystawić i nie mamy już wtedy do czynienia ze sprzedażą bezrachunkową.

Taki rejestr transakcji bezrachunkowych muszą prowadzić wszyscy przedsiębiorcy, zarówno ci zwolnieni z VAT, jak i czynni vatowcy, którzy dokonują sprzedaży bezrachunkowej. To, że nie wystawiamy dokumentu sprzedażowego, czyli faktury albo paragonu, jest jednym, jednak przychód z takiej sprzedaży musi zostać udokumentowany i wykazany przed organami skarbowymi. W przypadku księgowości uproszczonej zostaje on wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdzie zazwyczaj wszystkie dane są wprowadzane raz w miesiącu. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej stanowi w tym przypadku księgowy dowód wewnętrzny dokumentujący uzyskany w dany dzień przychód z transakcji bezrachunkowych.

Dokładne informacje na temat zwolnień z kas fiskalnych można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Informacje na temat zwolnień z podatku VAT znaleźć można przede wszystkim w art. 113 ust. 1 (zwolnienie z VAT podmiotowe) i art. 43 ust. 1 (zwolnienie z VAT przedmiotowe) ustawy o podatku VAT.

W przypadku sprzedaży bezrachunkowej forma jej ewidencji zależy także od szeregu innych czynników. O jednym wspomniano już wcześniej, jednak nie o wszystkich. Co zatem wpływa na sposób ewidencji sprzedaży bez wystawionych rachunków i paragonów?

W zależności od powyżej wymienionych okoliczności sposób rejestrowania sprzedaży bezrachunkowej będzie nieco inny.

W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, nie muszą oni prowadzić oddzielnej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Taką sprzedaż należy ewidencjonować w rejestrze sprzedaży objętej podatkiem VAT, czyli tam, gdzie rejestruje się standardowe faktury VAT. Danymi, jakie muszą się znaleźć obok numeru wpisu, daty uzyskania dochodu i jego kwoty, są także dane nabywcy i przedmiotu sprzedaży oraz stawki podatkowe, jakimi są objęte dane produkty / usługi. Następnie zarejestrowany w ten sposób przychód z transakcji bezrachunkowej przepisuje się do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Co istotne, przychody z tego typu sprzedaży muszą być w przypadku vatowców ujawnione również w jednolitych plikach kontrolnych.

Podatnicy VAT są zobligowani do elektronicznej ewidencji VAT i wysyłki jednolitego pliku kontrolnego (JPK_V7) do organów skarbowych. Jest to zestawienie zawierające informacje o zakupach i sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Sprzedaż bezrachunkowa również zostaje tutaj ujęta. Struktura pliku umożliwia bowiem wykazanie dodatkowych oznaczeń i symboli. W przypadku sprzedaży bezrachunkowej należy ją sklasyfikować, jako dokument wewnętrzny inny niż faktura, wybierając oznaczenie WEW.

W przypadku stacjonarnej sprzedaży towarów lub usług, gdzie dopuszcza się gotówkową formę zapłaty, sprzedawca jest zobligowany do codziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Przy czym rejestr powinien zawsze znajdować się w miejscu realizacji transakcji. Na koniec każdego dnia, jeśli sprzedawca sam prowadzi swoją księgowość, musi wpisać uzyskany w danym dniu przychód, do KPiR. Jeśli księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, można to zrobić na koniec miesiąca.

Nieco inaczej jest w przypadku sprzedaży wysyłkowej. W takiej sytuacji sprzedawca zazwyczaj otrzymuje zapłatę drogą elektroniczną – na konto bankowe. Z tego też powodu podstawowym potwierdzeniem transakcji będzie wyciąg bankowy. Jeśli jednak przez wzgląd na brak szczegółowych danych dotyczących transakcji w opisie przelewu bankowego, nie można go zidentyfikować jako zapłaty za sprzedaż, to wtedy należy prowadzić standardową ewidencję, taką jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej.