Na początku przypomnijmy, że KSeF to platforma internetowa Ministerstwa Finansów, poprzez którą będzie następowało przesyłanie i odbieranie faktur pomiędzy przedsiębiorcami. Nie będą już występowały papierowe czy elektroniczne faktury (poza nielicznymi wyjątkami) w obrocie gospodarczym, a organy podatkowe na bieżąco będą wiedziały, jakie transakcje są przeprowadzana pomiędzy przedsiębiorcami.
Obowiązkowo system KSeF miał być stosowany od lipca 2024 r. Jednak z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że termin ten został przesunięty.
Przewidziano trzy przypadki, w których organ podatkowy będzie uprawniony do nałożenia kary. Te przypadki to:
Pierwszy z opisywanych przypadków dotyczy pominięcia wystawienia faktury online w tym systemie. Obowiązkiem tym będą objęci wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług – czyli wszyscy przedsiębiorcy, i to nie tylko Ci, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT ale również podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego.
Sankcje wystąpią również w przypadku, gdy wystąpią problemy z systemem czy to po stronie KSeF (niedostępność lub awaria), czy też podatnika. W takim przypadku będziesz miał obowiązek przesłać e-fakturę w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności KSeF lub po jej (w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem), gdy niedostępność systemu wystąpiła po Twojej stronie. W przypadku awarii KSEF będziesz miał 7 dni od usunięcia awarii KSEF. Niedopełnienie tych terminów powoduje, że możesz podlegać sankcjom.
Sankcja będzie nakładana na podstawie decyzji organu podatkowego w wysokości 100% wartości podatku należnego wykazanego na fakturze. W przypadku gdy transakcja korzysta ze zwolnienia lub wystawiona została przez podatnika zwolnionego, wysokość kary określa się w kwocie równoważnej 18,7% wartości faktury.
Przykład
Pana Adam jest podatnikiem VAT zwolnionym. W styczniu 2025 roku wstawił fakturę z pominięciem KseF. Wartość wykazana na fakturze wyniosła 5 350 zł. Organ podatkowy może nałożyć karę na Pana Adama w wysokości: 5 350 zł x 18,7% = 1 000 zł.
Pani Wiola jest zarejestrowanym podatnikiem VAT. Podobnie jak Pan Adam nie przesłał fraktury poprzez KSeF. Wartość faktury brutto wyniosła 5 350 zł, w tym 4 349,60 zł wartość netto i 1 000 zł podatek VAT. Organ podatkowy może nałożyć na Panią Wiolę karę w wysokości 1 000 zł.
Pan Jakub prowadzi firmę budowlaną. Wstawił fakturę, którą nie przesłał poprzez KSeF. Wartość faktury brutto wyniosła 5 350 zł w tym kwota netto 4 953,70 zł, podatek VAT 396,30 zł (stawka 8%). W takim przypadku organ podatkowy może nałożyć sankcję w wysokości 396,30 zł.
Z powyższych przykładów wynika, że za ten sam czyn, dotyczący faktury o takiej samej wartości (brutto), sankcja może być różna, w zależności od tego jaka jest zastosowana stawka VAT.
W przypadku zaistnienia jednego z wyżej wskazanych przypadków, gdy organ podatkowy będzie nakładał na Ciebie sankcję, określając jej wysokość ma możliwość jej obniżenia (zmiarkowania). Ustalenie wartości sankcji powinno uwzględniać między innymi:
Co więcej organ nie nałoży sankcji w przypadku, gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej.
Organ podatkowy jest również upoważniony do odstąpienia od nałożenia sankcji, jeżeli waga naruszenia prawa jest znikoma, a strona zaprzestała naruszania praw.
Powyższa analiza wskazuje, że wartość sankcji nie przekroczy kwoty podatku należnego wykazanego na fakturze, a nawet może być niższa lub może nie zostać w ogóle nałożona. W tym zakresie będzie to decyzja organu podatkowego uwzgledniająca między innymi częstotliwość i wagę tego naruszenia.
Może się jednak okazać, że nałożenie tej sankcji spowoduje znaczny uszczerbek finansowy w Twojej firmie. Warto zatem przygotować się zawczasu do obowiązkowego KSEF, aby nie narażać się na sankcje.
System Comarch ERP XT już teraz wspiera przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowych przepisów i jest gotowy na wysyłkę danych do rządowego systemu e-Faktur.
Nie czekaj na ostatnią chwilę! Skorzystaj z darmowej integracji z KSeF w Comarch ERP XT: https://www.erpxt.pl/funkcje/ksef/.
