Co to jest faktura kosztowa i jak ją zaksięgować?

Faktura kosztowa to rodzaj faktury, który dokumentuje transakcje zakupu towarów i usług na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, w celu osiągnięcia przychodu. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę kosztową od dostawcy, która jednocześnie stanowi dowód dokonania kosztów poniesionych przez firmę. Na podstawie tego dokumentu, przedsiębiorcy mają prawo odliczyć naliczony podatek VAT, a także ustalić wysokość dochodu w celu opodatkowania podatkiem dochodowym (pomniejszyć wartość przychodów o koszty ich uzyskania).

Fakturą kosztową może być każdy rodzaj faktury dokumentujący zakupione przez firmę towary lub usługi niezbędne do utrzymania przychodu firmy – będą to zatem standardowe faktury VAT, faktury VAT marża, faktury walutowe oraz faktury wystawione przez podmioty zwolnione z VAT. 

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

Faktura zakupu, wymiennie nazywana fakturą kosztową, to dokument wprowadzany do ewidencji kosztów związanych z prowadzeniem działalności. 

Zgodnie z art. 22. ust 1. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz art. 15 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Ponadto kosztami uzyskania przychodu są m.in.:

Przykładowe koszty uzyskania przychodu to:

Zgodnie z ww. ustawami, kosztami uzyskania przychodu nie są m.in.:

Każdorazowo należy zatem sprawdzić, czy dany zakup towaru lub usługi, może być uznany za koszt uzyskania przychodu. Część wydatków będzie w sposób oczywisty związana z uzyskaniem przychodu, jednak lista wydatków niebędących kosztami uzyskania przychodu zarówno w ustawie o PIT, jak i ustawie o CIT jest długa.

Istotnym jest również regularne i dokładne opisywanie faktur dokumentujących wydatki, ponieważ przykładowo, po pewnym czasie samo określenie na fakturze “usługi gastronomiczne” nawet samemu przedsiębiorcy może sprawić trudność w rozróżnieniu, w jakim celu odbywało się spotkanie, jakiej akcji promocyjnej dotyczyło i kim byli uczestnicy biznesowego poczęstunku.

Faktura kosztowa ma istotne znaczenie w kontekście podatku dochodowego. Udokumentowanie kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo na podstawie faktur kosztowych pozwala na ich uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodu, co zmniejsza podstawę opodatkowania i tym samym wpływa na niższy podatek dochodowy do zapłacenia.

Podatkiem dochodowym – jak sama nazwa wskazuje, opodatkowany jest dochód. Dochód natomiast jest to przychód (wartość sprzedaży towarów i usług) pomniejszony o koszty uzyskania przychodu.

Dochód zatem występuje, jeśli osiągnięte przychody są większe niż poniesione koszty. W sytuacji odwrotnej – kiedy wartość kosztów przewyższa przychód, mówimy o stracie.

Firmy muszą szczegółowo monitorować i wpisywać wartości z faktur kosztowych do swoich ewidencji, gdyż ich brak może powodować konieczność zapłaty znacznie wyższego podatku dochodowego. Jeśli faktura kosztowa nie została uwzględniona w rozliczeniu podatkowym, przedsiębiorca może skorygować tę sytuację, składając korektę rozliczenia podatkowego.

Jeżeli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, może on odliczyć wartość podatku od towaru i usług (VAT) z faktury kosztowej. Kwoty z tego tytułu pomniejszają wysokość zobowiązań przedsiębiorcy z tytułu VAT.

Podatek VAT co do zasady rozliczany jest w miesięcznych okresach. Przedsiębiorca co miesiąc składa do urzędu plik JPK_V7, w którym wyszczególnia dane o zakupach (fakturach kosztowych) i sprzedaży VAT. Plik ten składa się do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni i tym terminie opłaca się również wynikający z deklaracji podatek. 

Jeśli przedsiębiorca jest tzw. małym podatnikiem VAT (a więc wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku 1,2 mln euro, a od 1 lipca 2023 r. 2 mln euro), ma możliwość rozliczać się kwartalnie. Tacy podatnicy składają deklaracje podatkowe JPK_V7K do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (25 kwietnia, 25 lipca, 25 października, 25 stycznia) i tym samym kwartalnie dokonują rozliczeń VAT z faktur kosztowych.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w miesiącu lub kwartale wystawienia faktury (nie odliczył VAT), może to zrobić w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych miesięcy (w przypadku rozliczeń miesięcznych), a w przypadku rozliczeń kwartalnych, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, czyli kwartałów.