Prowadzenie własnej firmy wymaga śledzenia przepisów podatkowych, co może być czasochłonne. Na szczęście specjaliści w Comarch pracujący codziennie nad rozwojem Comarch ERP XT weryfikują na bieżąco zmieniające się przepisy prawa i jeśli tylko zachodzi potrzeba dostosowania programu do nich, wersja z dostosowaniem pojawia się jeszcze zanim zaczną obowiązywać. Oczywiście, obsługa przepisów to nie wszystko, a rozwój działalności wymaga nie tylko zaangażowania w codzienne zarządzanie, ale także posiadania skutecznych narzędzi ułatwiających pracę, w tym prostego i intuicyjnego systemu do zarządzania swoim biznesem.
W programie Comarch ERP XT umieściliśmy szereg udogodnień dla przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić księgowość samodzielnie:
Jeśli jednak prowadzenie księgowości samodzielnie nie jest przewidziane w przedsiębiorstwie można skorzystać z wymiany danych z biurem rachunkowym. Dzięki mechanizmowi o nazwie IWD (Internetowa Wymiana Danych) w programie Comarch ERP XT wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby wysłać wszystkie zgromadzone w danym okresie dokumenty do biura rachunkowego pracującego na programie Comarch ERP OPTIMA. Po ich otrzymaniu całość działań księgowych przejmuje nasze biuro rachunkowe, a przedsiębiorca nie musi fatygować się do swojego biura rachunkowego z papierowymi dokumentami. Ogromnym usprawnieniem w procesie wprowadzania dokumentów do systemu jest mechanizm Comarch OCR. Dzięki niemu, wystarczy wczytać zdjęcie lub pdf z dokumentem kosztowym lub wykorzystać kamerę telefonu komórkowego, a mechanizm sam odczyta zawarte na nim dane i wprowadzi je jako dokument kosztowy w systemie.
Oprogramowanie Comarch ERP XT umożliwia dwukierunkową wymianę dokumentów oraz danych z biurem rachunkowym pracującym na systemie Comarch ERP Optima. Użytkownik może wysyłać wprost ze swojego systemu do biura faktury sprzedaży oraz dokumenty kosztowe. Biuro może natomiast przesyłać informacje o płatnościach podatkowych oraz o wystawionej fakturze za usługi księgowe. Oprócz wysyłania dokumentów oraz odbierania informacji o podatkach, każdy użytkownik aplikacji może również korzystać z wbudowanego komunikatora umożliwiającego swobodną i dwukierunkową wysyłkę wiadomości tekstowych, zdjęć oraz innych plików.
W trakcie zakładania swojej pierwszej firmy każdy przedsiębiorca musi zmierzyć się z wieloma dotychczas nieznanymi problemami oraz procesami. Jednym ze stałych i nieodłącznych elementów prowadzenia każdego biznesu jest oczywiście księgowość, czyli wszelkie procesy związane z kontrolą kosztów, analizą danych finansowych oraz rozliczaniem podatków. Większość przedsiębiorców zatrudnia do obsługi tych procesów biura rachunkowe, a dzięki Internetowej Wymianie Dokumentów od Comarch wszystkie informacje przesyłane oraz otrzymywane od swojego księgowego znajdziesz w systemie Comarch ERP XT!
Głównym procesem, który napędza biznes jest oczywiście wystawianie faktur sprzedażowych za wykonane usługi bądź sprzedane towary i produkty. W systemie Comarch ERP XT z łatwością wystawisz praktycznie każdy rodzaj faktury (m.in faktury proforma, faktury zaliczkowe, faktury walutowe, czy też faktury VAT marża), a wszystkie wystawione dokumenty z łatwością prześlesz do swojego księgowego. Oprócz wystawiania pojedynczych faktur online w programie Comarch ERP XT istnieje możliwość wystawienia faktur cyklicznych. Funkcję tą stworzyliśmy głównie z myślą o firmach, które co miesiąc wystawiają takie same dokumenty dla swoich Klientów, a przykładem mogą być m.in. faktury abonamentowe.
Jednym z nieodłącznych elementów prowadzenia własnej firmy jest ponoszenie kosztów związanych z jej działalnością. Można je dokumentować za pomocą faktur, ale nierzadko również w postaci innych dokumentów nie będących fakturami. Jak dodać je do systemu i przesłać do księgowego?
W przypadku faktur wystarczy skorzystać z rejestru zakupów, gdzie umieszczane są dane o poniesionych przez przedsiębiorcę kosztach. Jeżeli Użytkownik systemu nie chce tracić czasu na ręczne uzupełnianie danych, może skorzystać z darmowej technologii OCR, dzięki której dane z dokumentu przeniosą się automatycznie na formularz. Pozostaje wówczas jedynie dodać dodatkowy komentarz dla księgowego, tak aby wiedział czego dokładnie dotyczył poniesiony przez przedsiębiorcę koszt.
Nie wszystkie przesyłane do księgowego dokumenty kosztowe czy przychodowe to faktury. Dlatego też Użytkownicy systemu Comarch ERP XT mają możliwość korzystania z ewidencji dodatkowej przychodów oraz kosztów. W zależności od charakteru wydatku (przychód bądź koszt) wystarczy wybrać odpowiednią ewidencję oraz dodać załącznik dla księgowego. Również tutaj Użytkownicy mogą zamieścić dodatkowy komentarz dotyczący dokumentu i taki komplet informacji przekazać do biura rachunkowego.
Jeżeli przedsiębiorca wystawił już faktury za wykonane usługi bądź sprzedane towary i produkty, a także ujął w aplikacji poniesione koszty, kolejnym krokiem będzie wysłanie wszystkich dokumentów do biura rachunkowego. Wystarczy tylko wskazać zakres dat, z którego mają zostać wysłane dokumenty i wysłać do współpracującego z nim księgowego całą paczkę dokumentów za wybrany okres. Jeżeli po wysłaniu paczki dokumentów do księgowego, okaże się że Użytkownik chce dodać do systemu jeszcze jakąś fakturę we wskazanym okresie to nic straconego! Wystarczy dodać kolejny dokument i wysłać ponownie dane.
Stałym i niezbędnym elementem w procesie rozliczeń podatkowych wykonywanych przez księgowego jest tzw. zamknięcie miesiąca. Mówiąc prościej jest to szereg zadań, które musi wykonać księgowy aby przesłać do przedsiębiorcy prawidłowe informacje o podatkach i opłatach do zapłaty. Chcąc uprościć i przyspieszyć ten proces zarówno po stronie przedsiębiorcy jak i księgowego wprowadziliśmy szereg udogodnień do wykorzystania dla obu stron, dzięki czemu przedsiębiorcy mają m.in. możliwość elektronicznego poinformowania księgowego o tym, że dostarczyli już komplet dokumentów. Tym samym księgowy może szybciej obliczyć deklaracje podatkowe i przesłać wcześniej komplet informacji o opłatach do Klienta.
Funkcja Zamknięcie miesiąca umożliwia:
Samo zamknięcie miesiąca przez Użytkownika jest możliwe za pomocą przycisku Zamknij miesiąc, który znajduje się na ekranie głównym aplikacji. Przed zamknięciem pierwszego miesiąca należy jednak upewnić się, że biuro rachunkowe jest gotowe do obsługi tej funkcji, bowiem tylko księgowy będzie mógł ponownie otworzyć wybrany miesiąc.
Ostatnim elementem comiesięcznej stałej współpracy między przedsiębiorcą oraz biurem rachunkowym jest otrzymanie informacji o podatkach i opłatach do zapłaty, a także zapłata za wykonaną usługę księgową. Biuro rachunkowe po obliczeniu i zamknięciu deklaracji podatkowych, może przesłać do przedsiębiorcy komplet informacji na ten temat, dzięki czemu można uniknąć błędów oraz dokonać błyskawicznej opłaty.
Pulpit aplikacji został zaprojektowany w taki sposób, aby po spojrzeniu na jego ekran startowy, można było w łatwy sposób uzyskać informację o wartości sprzedaży i kosztów w danym miesiącu. Wybierając sekcję „Podatki i Opłaty”, można z kolei uzyskać informacje o bieżących podatkach i opłatach jakie wyliczy i wyśle do użytkownika biuro rachunkowe.
Informacje wyświetlane na pulpicie startowym pogrupowane są w czterech kategoriach:
Użytkownik Comarch ERP XT może również korzystać z możliwość wysyłania wiadomości oraz pozostałych dokumentów do biura rachunkowego. Służy do tego wbudowany komunikator, który pozwala na pozwala na wysyłanie wiadomości tekstowych, zdjęć oraz innych plików o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Wiadomości te są również archiwizowane, dzięki czemu można do nich wracać w dowolnym czasie.
